O que é estoque mínimo no e-commerce e como calculá-lo?

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Ter um e-commerce exige que fiquemos por dentro de diversos conceitos relacionados a essa área. Um deles é o de estoque mínimo.

Na maioria dos casos, um comércio, ainda que virtual, precisa contar com estoques e fazer sua gestão e controle, para que os produtos estejam disponíveis quando um consumidor solicitá-los. Aliás, o grande objetivo por trás da administração de materiais é justamente entregar o item certo, na hora certa, na quantidade certa.

Isso porque tanto a economia exagerada quanto a retenção em grandes quantidades de mercadoria tende a gerar prejuízos ao gestor. Continue a leitura para uma melhor compreensão!

O que é estoque mínimo?

Ele é o estoque de segurança e se refere à quantidade mínima de itens que deve existir de cada produto para evitar a ruptura do estoque ― que é quando um produto fica indisponível para venda por falta de itens armazenados.

Seria excelente se, na prática, conseguíssemos prever exatamente a quantia certa de solicitações e compras de cada mercadoria. Acontece que, no mundo real, imprevistos acontecem: o fornecedor atrasa a entrega, o produto reposto chega com defeitos, os caminhoneiros fazem greves, determinado consumidor realiza uma grande compra.

A consequência de todos esses eventos citados, caso a empresa não tenha o estoque mínimo, é ter sua reserva zerada e se deparar com clientes chegando para comprar e não conseguindo realizar suas aquisições.

Além de isso representar uma frustração para eles, podendo afetar a relação e a fidelização que eles têm com a marca, caracteriza perdas financeiras ao gestor, por não poder atender às solicitações ― isso tudo se refere ao conceito da ruptura de estoque.

Assim, um estoque mínimo é aquele que será consumido em um caso de extrema necessidade e será armazenado a fim de evitar que exista uma demanda na sua ausência. Ele é primordial para toda empresa, com exceção daquelas que seguem a filosofia do Just in Time ou a gestão dropshipping.

A diferença para o estoque de antecipação

Esse tipo de estoque também tem o intuito de prevenir que exista pedido de produtos e o estoque do e-commerce esteja zerado. No entanto, de forma diferente do conceito anterior, este é criado para situações não habituais, mas previsíveis. São datas sazonais, que o comerciante já sabe que existirá uma demanda maior que o normal, como Natal, Black Friday e Páscoa.

A diferença para o estoque máximo

O estoque máximo se refere ao número de itens que podem ser armazenados e que, ao mesmo tempo, possibilite um giro do estoque. Ou seja, é uma determinada quantia, que pode ser guardada em grande quantidade, mas que, também, permite que ela tenha liquidez.

Isso porque estoque parado também significa perdas financeiras pelo custo de manutenção, pelo risco de obsolescência e por tomar o espaço de outro produto que poderia ser guardado e gerar maior retorno financeiro. Logo, é importante levar em conta que ter quantidades exageradas no estoque também não é recomendado.

Qual o cálculo do estoque mínimo?

Mas como saber a quantidade certa de armazenagem de cada item, já que eventualidades acontecem e são difíceis de prever?

Para saber essa informação, existem cálculos matemáticos que indicam, de maneira eficiente, a quantia recomendada. Marco Aurélio P. Dias, economista e mestre em Administração de Materiais, em seu livro Administração de Materiais ― uma abordagem logística, elenca algumas fórmulas a seguir:

Usando a Fórmula Simples

Estoque mínimo = C X K

Onde:

  • C= consumo médio mensal;
  • K= fator de segurança arbitrário que busca se prevenir contra um risco de ruptura.
     

Esse fator K é proporcional ao grau de atendimento desejado. Por exemplo, se um gerente quiser que uma mercadoria tenha um grau de atendimento de 80%, ou seja, somente em 20% das vezes o estoque desse item chegue a zero, e supondo que o consumo mensal seja de 50 unidades, o estoque mínimo ficaria:

Emín= 50 X 0,8 = 40 unidades.

Assim, além dos 50 itens já previstos para o consumo, o estoque teria mais 40, ficando com um total de 90 unidades.

No entanto, essa fórmula, ainda que dê certo em alguns casos, não tem precisões matemáticas, segundo o autor.

Usando o Método da Raiz Quadrada

A fórmula seria:

Emín = raiz quadrada de (C X TR)

Onde:

  • C= consumo médio mensal;
  • TR= tempo de reposição, ou seja, o tempo que demora para que a mercadoria seja reposta, desde a emissão do pedido até a chegada dele.
     

Supondo que o consumo seja, como no exemplo anterior, de 50 unidades, e o TR, de 50 dias, teríamos:

Emín =  raiz quadrada de (50 X 50) = raiz quadrada de 2500 = 50 unidades.

Assim, aqui já teríamos um valor diferente: 50 de consumo + 50 de estoque mínimo = estoque total de 100 unidades.

Segundo o autor:

“Este método considera o tempo de reposição, não variando mais do que a raiz quadrada do seu valor. Porém, ele só deve ser usado se:

  • o consumo durante o tempo de reposição for pequeno, menor que 20 unidades;
  • o consumo do material for irregular;
  • a quantidade requisitada ao almoxarifado for igual a 1.”

Qual a importância de ter um estoque mínimo, afinal?

Já apresentamos, então, seu conceito e vimos duas fórmulas para o cálculo. Entenda melhor sua relevância.

Manter um bom relacionamento com o consumidor

Você deve se lembrar de que no momento em que um cliente solicita um produto inexistente, temos a ruptura do estoque. Esse fato tende a provocar insatisfação no consumidor, que tem a necessidade da mercadoria, mas não pode adquirir da sua marca. Isso colabora para que o usuário tenha uma experiência ruim com o e-commerce, o que afetará a taxa de conversão.

Saber o ponto de pedido

Outro conceito referente à Administração de Materiais, o ponto de pedido é a quantidade que uma atingida leva à emissão do pedido. É quando o estoque atinge essa quantia que o gestor saberá o momento de fazer nova solicitação para evitar que ocorra a ausência de itens para venda.

Sua fórmula se dá: PP = (consumo médio diário X tempo de reposição em dias) + estoque mínimo.

Ter mais eficiência financeira

O objetivo da gestão do estoque é manter o equilíbrio na armazenagem, na requisição e nos custos. Gastos sempre existirão, então o que é preciso fazer é mantê-los o mais baixo possível, sem que afetem as outras áreas logísticas.

Como já mencionado, um estoque em quantidade maior que o necessário pode gerar perdas, pela defasagem ou mesmo pelo risco de sofrer furtos e roubos. Já a ruptura do estoque provoca perda de clientes, o que afeta o lucro financeiro.

Dessa forma, vimos que fazer a administração de materiais é essencial para garantir a boa gestão do e-commerce como um todo. Ter um estoque mínimo possibilita manter o seu funcionamento apropriado, além de continuar oferecendo uma boa experiência ao cliente.

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