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O guia completo de como acabar de vez com o estoque parado

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O bom funcionamento de qualquer e-commerce depende diretamente de uma boa estruturação da logística do empreendimento. Não é à toa que essa é considerada uma das maiores dificuldades de gestão no comércio eletrônico. Ainda, problemas como o estoque parado podem afetar toda essa dinâmica e tornar esse desafio mais complexo.

Saber como agir nesses casos, estabelecer medidas preventivas e ter estruturada uma boa gestão da área são alguns dos fatores fundamentais para evitar que essa situação traga prejuízos para a loja virtual.

Se você quer entender como montar uma estratégia efetiva para reverter esse cenário e evitar que ele se repita no futuro, continue a leitura!

 

Importância de uma boa gestão de estoque

Muitos lojistas focam excessivamente o processo de aquisição de novos clientes, esquecendo-se de que a manutenção das vendas depende de uma boa gestão de estoque. Nesse contexto, os dois opostos podem trazer consequências negativas para seu negócio: tanto o excesso de mercadorias quanto a ausência delas.

Uma das situações mais desagradáveis para o cliente — e que pode comprometer totalmente sua experiência de compra — é adquirir um produto para só depois descobrir que ele está em falta. Igualmente frustrante é ter o desejo de obter um item e ele demorar muito tempo para ser reposto no estoque da loja.

Do outro lado, o medo da indisponibilidade de mercadorias ao consumidor pode fazer com que o gestor invista excessivamente na compra de itens que podem ficar estagnados em seu armazém.

Por isso, saber gerenciar esse fluxo, antecipar as demandas dos clientes e se preparar bem para datas de pico e queda de vendas é essencial.

Um passo fundamental para isso é conhecer quais são os principais tipos de estoque e identificar as melhores opções para atender às necessidades do seu empreendimento. Veja, a seguir, quais são eles.

Estoque compartilhado

Esse é o modelo comumente adotado por empresas que têm, ao mesmo tempo, loja física e virtual.

Em vez de destinar um espaço separado para cada uma dessas modalidades de comércio, o local é compartilhado. Assim, cria-se a possibilidade de integração dos produtos vendidos, além de gerar economia de despesas.

Porém, para esse tipo de estoque funcionar, é essencial que haja uma boa integração das áreas, com atualizações de entradas e saídas de itens em tempo real. Esse cuidado é fundamental para não gerar situações como a venda de itens indisponíveis, seja pela ausência no galpão ou porque já foram adquiridos por outros consumidores.

Estoque terceirizado

Nesse tipo, há a terceirização de alguma das etapas da logística da organização. Algumas opções mais comuns são o cross docking e o dropshipping.

Na primeira, os itens são encomendados somente após a requisição do pedido pelo cliente, promovendo uma redução das despesas com gestão e armazenamento de mercadorias. Já na segunda, todo o processo é realizado diretamente pelo fornecedor, que assume a operação de envio do produto após a finalização da compra na loja virtual.

Estoque descentralizado

O diferencial dessa alternativa é a disponibilização de múltiplos centros de distribuição, presentes em regiões diferentes.

O objetivo dessa descentralização é agilizar o processo ao direcionar as entregas a partir do centro mais próximo ao cliente. Assim, promove-se uma diminuição dos custos de entrega e do prazo de envio da mercadoria.

Estoque consignado

Nessa modalidade, existe um acordo entre lojista e fornecedor relacionado à compra de produtos de forma consignada. Assim, aqueles que não forem vendidos podem ser devolvidos, eliminando as chances de prejuízo para o e-commerce.

Para esse combinado funcionar, é preciso definir as regras da consignação previamente, para evitar problemas no futuro.

Uma vez definido qual tipo de estoque será adotado, é iniciado o processo de gestão, que inclui:

  • planejamento: definindo o que será comprado, em que quantidade e como funcionará o armazenamento;
  • gerenciamento da demanda: definindo o que é preciso para atender aos pedidos de acordo com o ritmo das vendas;
  • controle dos estoques: efetuando a compra dos itens que estão acabando, mas têm boa saída, e evitando a aquisição dos tipos de produto que não estão sendo vendidos;
  • análise de resultados: gerando dados que serão importantes para os planejamentos futuros.

gestão de estoque

 

Principais problemas do estoque parado

O estoque parado é visto como sinônimo de prejuízo. Isso porque essa mercadoria armazenada não está gerando nenhum retorno financeiro para a empresa naquele momento. Pelo contrário, ela só está causando gastos para a organização.

Afinal, foi preciso fazer um investimento nos itens que estão parados, eles ocupam espaço no armazém, e ainda existe o risco de sofrerem algum tipo de dano ou deterioração antes de sua venda. Tudo isso gera perdas financeiras. A seguir, explicamos com mais detalhes alguns dos principais problemas dessa situação.

Menos capital de giro

O dinheiro investido na aquisição de produtos para serem armazenados só retornará à empresa após a sua venda. Se eles estão parados, esse valor fica indisponível até haver o escoamento dessas mercadorias.

O resultado disso é menos capital de giro e menor disponibilidade de recursos para serem aplicados em outras áreas do empreendimento. Se as vendas em outras categorias também estiverem baixas, isso pode significar um fechamento negativo do balanço mensal. Caso a situação não mude, o prejuízo poderá levar até mesmo à falência do negócio.

Gastos com armazenamento

Ter estoque significa investir em armazenamento. Esse gasto não está somente associado às despesas com aluguel ou aquisição do espaço onde os itens são guardados, pois, entram nesse cálculo outras variáveis, como pagamento de funcionários, compra de equipamentos para movimentação de carga, luz e água do local, entre outros.

Esses custos já estão previstos na gestão da logística no e-commerce. Porém, quando ocorre uma situação de estoque parado, essa previsão supera as expectativas. Muitas vezes, pode despender valores adicionais para aquisição de um espaço maior e manutenção do armazenamento de mais itens do que o comportado.

Riscos de dano

Quando um produto está em estoque, há sempre o risco de ele ser danificado, seja por causa das condições de armazenamento, pelo manuseio da mercadoria dentro do galpão ou outros fatores.

A operação logística é projetada para minimizar esse tipo de ocorrência, porém, quanto maior o tempo por que esses itens ficam guardados, maiores as chances de acontecer alguma situação inesperada.

Desvalorização e validade

Todo objeto armazenado está sujeito a sofrer algum tipo de desvalorização. Ela pode se dar pela data de vencimento, caso a mercadoria seja perecível, ou por sua obsolescência, devido ao passar do tempo.

Seja como for, manter um produto em estoque por um longo período é correr o risco de que ele perca o seu valor parcial e, em alguns casos, até mesmo total, gerando um grande prejuízo para a empresa.

Como calcular o giro de estoque

Um dos passos para constatar com precisão há quanto tempo sua mercadoria está parada e se é hora de tomar alguma decisão em relação a isso é calculando o giro do estoque. Com ele, será possível gerenciar as saídas do seu negócio, prever necessidades futuras de abastecimento, analisar tendências e muito mais.

Para isso, existem duas formas de fazer esse cálculo: a partir da quantidade de produtos ou por meio do valor deles. Em cada uma dessas variações, será empregada uma operação específica. Confira.

Calculando o giro de estoque pela quantidade

A primeira etapa é obter a média de estoque existente. Chega-se ao resultado por meio da soma do número de produtos presentes no início do período analisado e de quantos restaram ao final, dividida por 2. Veja:

Quantidade de produtos inicial + quantidade final / 2

Vamos supor que sua empresa venda celulares e, no início do período analisado, havia 500 aparelhos no estoque. Passado um mês, essa quantidade caiu para 100. Dessa forma, o cálculo seria:

500 + 100 / 2 = 300

Essa é a média de produtos presentes no seu estoque nessas datas. A partir desse dado, será possível calcular o giro de estoque nessa temporada. Para isso, é necessário dividir o número de produtos vendidos pela média de estoque:

Número de produtos vendidos / Média de estoque

Segundo o nosso exemplo anterior, o cálculo ficaria da seguinte forma:

400/300 = 1,3

Isso significa que o estoque foi renovado 1,3 vez durante o período do exemplo.

Calculando o giro de estoque pelo valor

Na maior parte dos casos, o galpão de armazenagem não é abastecido por um único tipo de produto, variando de acordo com modelo, tamanho e outros. Por isso, para se obter uma análise geral do giro de estoque desse negócio, uma alternativa é realizar o cálculo por meio do valor, em vez da quantidade de itens.

O processo é bastante semelhante ao caso anterior, sendo necessário, primeiro, obter o valor médio:

Valor do estoque inicial + Valor do estoque final / 2

Para exemplificar, usaremos os valores abaixo:

R$ 500.000,00 + R$ 100.000,00 / 2 = R$ 300.000,00

Depois disso, partimos para o cálculo do giro de estoque propriamente dito, utilizando a seguinte fórmula:

Valor dos produtos vendidos / Valor médio do estoque

Seguindo o nosso exemplo anterior:

R$ 400.000,00 / R$ 300.000,00 = 1,3

Assim, como no cálculo por quantidade de itens, o estoque foi renovado 1,3 vez naquele mês.

Interpretando os resultados

Cada setor apresenta suas especificidades; por isso, as métricas podem variar de acordo com fatores como os produtos vendidos pelo e-commerce e o estágio em que a empresa se encontra.

De modo geral, se o resultado do giro de estoque for menor do que 1, talvez seja necessário acender um sinal de alerta. Isso significa que, durante o prazo observado, houve produtos que não foram renovados. A partir disso, cabe ao gestor analisar se isso é ou não algo esperado, devido à natureza do negócio, à sazonalidade ou ao tipo de mercadoria, por exemplo.

Esses são apenas alguns tipos de cálculos que podem ser feitos para verificar o giro do estoque. Seja como for, caso a conclusão dessa investigação indique que há algum problema com seu estoque, chegou a hora de você tomar alguma iniciativa para reverter isso. 

Abaixo, separamos boas estratégias para contornar essa situação.

Como acabar com o estoque parado

Como já foi dito, estoque parado quase sempre é sinônimo de prejuízo. Para evitar que isso aconteça, é fundamental estar ciente da situação em que as mercadorias da empresa se encontram e tomar iniciativas preventivas antes que o tempo de armazenamento se torne prejudicial para o empreendimento.

Nesse sentido, é importante seguir alguns passos básicos para conhecer melhor o estoque e movimentar as mercadorias. Veja o que você pode fazer a seguir.

Faça um diagnóstico

Com base em ações como o cálculo do giro de estoque e a análise do período de vendas e dos comportamentos de compra do consumidor, será possível identificar o limite para o prazo pelo qual a mercadoria poderá ficar estocada.

A partir desse diagnóstico e de uma gestão cuidadosa e sistêmica, pode-se avaliar com exatidão o momento de empreender iniciativas para mudar essa situação e quais ações devem ser tomadas.

Por exemplo, pode ser que as ofertas de determinado produto estejam sendo direcionadas para o público errado, que não tem interesse por aquele tipo de item. Nesse caso, não adianta aumentar a exposição daquela mercadoria sem mudar a segmentação dos anúncios.

Realizar essa etapa da maneira adequada é essencial para não desperdiçar recursos com estratégias pouco efetivas, aumentando o prejuízo causado pelo estoque parado.

Calcule o custo para a empresa

Antes de direcionar qualquer esforço para o escoamento de produtos estagnados, é preciso calcular qual é o custo atual do armazenamento dessas peças. Isso, porque a ansiedade causada por essa situação pode fazer com que o lojista queira se livrar dessas mercadorias a todo custo, agravando as despesas.

Dessa forma, é essencial que os gastos com as ações empregadas na liquidação desse estoque não sejam superiores ao valor da manutenção da estocagem. Para isso, devem ser levados em consideração alguns fatores. Veja.

Custo de pedido

Essa é a despesa associada ao pedido de reposição de mercadorias. Inclui gastos com frete, negociação do pedido e possíveis impostos e tributos, como nos casos de produtos importados.

Custo de capital

É um dos componentes mais importantes, uma vez que está relacionado ao valor investido na compra do produto e às variáveis financeiras (como inflação e deflação).

O preço das mercadorias poderá aumentar de acordo com o volume do pedido, a situação econômica do país e a cotação de moedas estrangeiras. Assim, essa oscilação poderá tornar vantajoso ou não manter aquele estoque parado.

Custo de armazenamento

Diversas despesas decorrem do armazenamento de itens não vendidos, como aluguel de espaço, energia, água, IPTU, pagamento de funcionários, manutenção de maquinário e outros. Tudo isso deve ser considerado.

Custo dos riscos de estoque

Para além dos custos previstos, há aqueles causados por situações que podem desvalorizar a mercadoria devido ao período em que elas estão estocadas. Entre eles, estão extravios, roubos, danos causados por manuseio, validade e obsolescência.

Custo de falta

Essa variável pode ser um pouco mais difícil de ser calculada, por se referir aos gastos menos tangíveis, associados aos custos da ausência daquela mercadoria. Podem incluir desde despesas extras, como compra e envio com urgência de itens, até a perda de um cliente e a queda de sua satisfação com a empresa.

Busque acordo com fornecedores

Em alguns casos é possível negociar a devolução ao fornecedor de mercadorias que estão estagnadas. Para isso, é essencial ter um bom relacionamento com essa parte, levando esse fato em consideração na hora da escolha dos provedores dos produtos da sua empresa.

A melhor forma de fazer isso é estabelecendo um acordo desde o início, como é o caso da compra consignada. Assim, garante-se menos prejuízo caso aqueles itens não sejam vendidos.

Coloque o produto em destaque

Pode parecer óbvio, mas, às vezes, o item pode não ser vendido por causa da maneira como ele está sendo apresentado. Como o consumidor não pode analisar o produto pessoalmente, é preciso investir na disposição de sua vitrine virtual.

Ações simples, como uma boa descrição, evidenciando suas funções, vantagens e características principais, fotos atrativas e de qualidade, além de uma posição de destaque no site, podem fazer toda diferença.

Planeje estratégias de vendas

As estratégias mais comuns quando o assunto é escoamento de estoque parado são as de vendas. Embora esse tipo de ação possa trazer bons resultados, é importante executar os passos anteriores primeiro, para garantir que o planejamento feito esteja relacionado às verdadeiras causas do problema e que seja possível combatê-las com o menor custo possível.

Liquidação

Trata-se de uma das táticas de renovação de mercadorias mais populares. Consiste em diminuir drasticamente o preço dos produtos, incentivando a compra.

Para que ela seja efetiva e não traga mais prejuízos do que benefícios, é essencial saber qual é o custo de manutenção daquele estoque e garantir que a liquidação não ultrapasse muito esse valor.

Ofertas dirigidas

Diferentemente da liquidação, que, normalmente, não tem um direcionamento para nenhum público específico, as ofertas dirigidas buscam levar esses anúncios para segmentos mais propensos à compra.

Para isso, utilizam-se dados demográficos e históricos comportamentais dos consumidores. Assim, consegue-se direcionar descontos e outras ações para o tipo de persona que tem mais chances de adquirir aquele produto.

Evidenciação da escassez

É bastante comum que as pessoas deixem suas decisões para a última hora. Evidenciar a escassez daquela oferta específica pode incentivar a tomada de ação pelo cliente, por medo de ficar sem aquele produto.

Essa tática pode ser usada tanto para a quantidade de itens disponíveis quanto para o prazo final de uma promoção específica.

Ancoragem de preço

Essa é uma estratégia que busca evidenciar o custo-benefício de uma opção ao relacioná-la com outra, normalmente mais cara. Ao possibilitar a comparação numérica de dois itens diferentes, fica mais tangível para o consumidor entender se aquela compra é vantajosa ou não.

Um ótimo exemplo de como a ancoragem de preço pode afetar a decisão do consumidor é o clássico estudo de caso da máquina de pão da Williams-Sonoma. Nele, a empresa fez um teste a partir das vendas virtuais do seu equipamento. Eles haviam disponibilizado o produto pelo preço de US$275, obtendo baixos resultados.

Ao introduzir um novo modelo um pouco mais avançado na loja virtual, custando mais de US$400, a resposta foi inesperada. Embora o produto mais moderno também tenha apresentado baixa taxa de vendas, ocorreu um aumento considerável na saída do estoque da versão mais barata.

A conclusão é de que, ao poder comparar mais de uma versão de uma mesma categoria de mercadoria, as pessoas ficam mais propensas a enxergar o benefício de se escolher entre uma opção ou outra.

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Upselling e cross-selling

Cross-selling e upselling são estratégias usadas para incentivar a compra a partir da relação entre mercadorias diferentes.

No upselling, são exibidas opções similares de um mesmo produto na página do item procurado. Essas alternativas normalmente são ligeiramente mais avançadas ou apresentam algumas funções adicionais por uma diferença pequena de preço.

O objetivo, dessa forma, é fazer com que o cliente fique inclinado a comprar a opção um pouco mais cara para obter um produto melhor, sentindo que o seu gasto foi justificado por ter feito um bom negócio.

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Já no cross-selling, o objetivo é a compra de produtos complementares ao item selecionado pelo consumidor. Oferecer descontos para esses combos e abatimento no frete pode incentivar ainda mais a ação.

Normalmente, as lojas virtuais utilizam essa estratégia ao mostrar opções adicionais em um box “Você também pode gostar de…”.

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Essas duas táticas podem ser empregadas alternadamente ou em conjunto, aproveitando para exibir nessas opções aquelas mercadorias que estão paradas no estoque.

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Promoção de frete

Segundo uma pesquisa realizada pelo Serviço de Proteção ao Crédito (SPC Brasil) em conjunto com a Confederação Nacional de Dirigentes Lojistas (CNDL), 39% dos consumidores consideram o frete grátis um dos fatores que mais os atraem na hora da compra.

Assim, você pode usar essa tendência como uma forma de tornar mais atrativas as mercadorias que estão paradas, assumindo parte ou o total dos custos de envio.

Para isso, é essencial avaliar se essa despesa não será maior que o valor gasto com o armazenamento daqueles itens. Ainda, é interessante divulgar amplamente essa vantagem e definir um período de validade para a promoção.

Erros de gestão dos estoques que devem ser evitados

Como você pôde ver, a gestão, quando não é feita corretamente, pode ser uma das causas de estoque parado. Então, além de saber aquilo que você precisa fazer, é importante conhecer os erros que não podem ser cometidos nesse gerenciamento.

Acredite, é comum que os gestores acabem equivocando-se na tentativa de fazer do jeito certo. Por isso, registramos alguns desses erros mais comuns, para que você analise suas próprias ações ou decisões.

Ter produtos de mais ou de menos

Uma vez que o estoque parado se caracteriza pelas mercadorias que não estão com saída, ter produtos armazenados em excesso pode causar prejuízos, conforme já abordamos.

Portanto, é fundamental que você conheça a rotatividade das suas mercadorias estudando os períodos de maior venda e aqueles com queda de movimento. Assim, poderá fazer investimentos no momento certo, para que não tenha produtos em demasia.

Entretanto, é importante ter cuidado para não investir pouco, porque isso fará com que você tenha uma quantidade muito pequena de produtos estocados, o que, dependendo do momento de vendas, pode gerar falta, causando a insatisfação dos seus clientes pelo fato de o produto não estar disponível ou demorar demais para ser entregue.

Investir muito em produtos que não vendem bem

O público sempre demonstra maior preferência por alguns produtos e menor por outros. Você precisa saber quais são os de maior saída, para que não acabe investindo demais nos itens que não vendem e deixe faltar aqueles que têm boas vendas.

Portanto, o controle de estoque é fundamental para saber quais são os seus carros-chefe. Assim, conseguirá direcionar os investimentos de uma forma mais inteligente, para que seu estoque esteja adequado à procura.

Porém, tenha o cuidado de verificar se o aumento das vendas não se trata de apenas de uma ocorrência sazonal ou isolada.

Demorar para atualizar ou não fazer inventário

Não há como vender um item que não está disponível. Para que você tenha controle do seu estoque, é preciso que as informações sejam atualizadas em tempo real ou, pelo menos, o mais rápido possível, a fim de ter dados concretos.

Um dos erros que devem ser evitados é demorar demais para fazer a atualização das quantidades estocadas ou nem mesmo ter um inventário. Conhecer o seu estoque é muito importante, porque, assim, você poderá analisar quais são as mercadorias disponíveis, as indisponíveis e as estagnadas.

Dispensar um sistema de gestão de estoque

Apesar de existirem diversos recursos que ajudam a fazer o gerenciamento do estoque, ainda há quem dispense essas ferramentas. Esse é um grande erro, porque aumenta significativamente as chances de falhas, levando ao estoque parado.

A troca de informações, nesse caso, acontece de forma muito lenta: os registros são feitos por pessoas, que podem acrescentar informações equivocadas ou se esquecer de fazer isso. Com todo o processo manual, há ainda maior dificuldade no gerenciamento.

Dicas para evitar o estoque parado

Ao longo deste artigo, apresentamos diversas informações sobre o estoque parado, a fim de que você saiba como lidar com a sua mercadoria, como gerenciar os itens armazenados, o que fazer para acabar com a estagnação de produtos e os erros que não podem ser cometidos na gestão.

No entanto, o ideal é que você adote ações e medidas preventivas, para evitar que os seus produtos não tenham saída. Por isso, agora mostraremos o que pode ser feito para evitar o estoque parado, a fim de quê você não precise se preocupar com isso e nem tenha prejuízos por causa desse problema. Confira!

Administre a sazonalidade

Já falamos um pouco a respeito de sazonalidade, mas convém ressaltar a importância de administrá-la corretamente, para que você evite o problema do estoque parado. Afinal, esse fator é determinante para definir como serão feitos os seus investimentos.

Os produtos que vendem mais numa determinada época precisam estar disponíveis no estoque para atender à demanda. No entanto, é fundamental que você tenha uma perspectiva de vendas, para que não acabe comprando muito. Assim, terá sempre o estoque adequado no momento certo, sem prejuízos e atendendo bem os clientes.

Treine sua equipe

Você não pode se responsabilizar por cada tarefa dentro da empresa. É preciso que tenha o suporte de uma boa equipe, para delegar as funções e ter certeza de que elas serão cumpridas corretamente. Porém, além de ter bons profissionais, é fundamental que eles estejam bem preparados.

O ideal é que você treine sua equipe para que a empresa continue operando normalmente, ainda que você não esteja presente ou fiscalizando as tarefas. Quem está responsável pelo estoque precisa saber como fazer o controle das entradas e saídas, registrando corretamente dados e informações com o intuito de gerar relatórios fiéis.

Analise as preferências do seu público

Conhecer o perfil do seu público é muito importante para que você saiba quais são as preferências dessas pessoas. Do que elas mais gostam? Quais são os produtos que procuram? O que atende às suas expectativas? Para que você faça bons investimentos, essas perguntas devem ser respondidas.

Desse modo, a aquisição dos produtos será mais estratégica, e você não terá o problema de estoque parado, em função de ter adquirido itens que não atendem exatamente as necessidades dos seus clientes.

Planeje promoções e queimas de estoque

Uma vez que você já conheça os períodos de sazonalidade das suas vendas, poderá facilmente planejar promoções e “queimas de estoques” em períodos específicos. Desse modo, movimentará as mercadorias que sabe que poderiam ficar estagnadas.

Mas não se esqueça de calcular corretamente os descontos, considerando os custos dos produtos. Afinal, conforme explicamos, se esse cálculo não for bem-feito, você pode ter mais prejuízos com as suas promoções do que teria com o estoque parado.

Tenha um sistema de gestão de estoque

Uma vez que o controle do estoque é essencial, e você precisa de informações atualizadas constantemente, é fundamental que a gestão seja feita por meio de um sistema eficaz e confiável. Para isso, nada melhor do que optar por recursos da tecnologia.

O sistema de gestão de estoque é um grande aliado, porque otimiza essa troca de informações fazendo atualizações rápidas e, muitas vezes, automatizadas. Isso dispensa a intervenção humana, minimizando as chances de erro.

Mas não é somente isso, porque essa forma de gerenciar o estoque também ajuda a ter dados muito mais fiéis, gerar relatórios, fazer cálculos, entre outras ações que permitem ao gestor ter uma visão completa, para que consiga tomar decisões mais acertadas.

A partir de um bom planejamento desde o início e da execução das ações adequadas, é possível fazer uma boa gestão do seu estoque e evitar que ele fique parado, diminuindo ou até mesmo eliminando os prejuízos provocados por esse cenário.

Nesse sentido, contar com uma plataforma de e-commerce de alta performance é fundamental para garantir uma gestão facilitada e integrada. Ela também otimiza as taxas de conversão e ajuda a evitar estoque parado, bem como outros problemas que podem afetar o sucesso da sua loja.

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*Artigo publicado originalmente em maio de 2018 e atualizado em janeiro de 2020.