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SKUs: por que são tão importantes para minha empresa?

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Os SKUs são códigos identificadores de produtos usados no controle de estoque. Diferentemente dos códigos de barras, eles podem ser estruturados de forma que sejam facilmente compreendidos sem o uso de um equipamento específico de leitura. Esse recurso pode agilizar o processo de gestão de mercadorias no e-commerce, além de trazer outros benefícios.

Especialmente quando falamos sobre negócios varejistas e e-commerces, o SKU não pode ficar de fora. Se você não sabe o que é SKU, trata-se da sigla para Stock Keeping Units — o que, traduzindo, significa “unidades de manutenção de estoque”.

Eles são códigos únicos que identificam os produtos do estoque. Os SKUs também podem ser chamados de part numbersmodel numbers, código do produto, entre outras variações.

Confira, neste artigo, algumas das maiores vantagens da adoção das unidades de manutenção de estoque, entenda as diferenças entre o SKU e o código de barras e aproveite para tirar suas principais dúvidas sobre esse sistema de codificação.

Quais são as maiores vantagens dos SKUs?

Dentro de um e-commerce, são inúmeras as vantagens de implantar um sistema de codificação por SKU. Essa estratégia pode agilizar — e muito — o processo de logística do negócio.

Por meio do SKU é possível pesquisar e identificar exatamente qual produto foi vendido, entregue ou simplesmente trocado. Veja a seguir outros grandes benefícios.

Integram estoque e e-commerce

Visualize a seguinte situação: se você tem uma loja online que vende apenas um tipo de sapato, pode achar — pelo menos em um primeiro momento — que se trata de uma operação simples. Mas não se esqueça de que esse único sapato é vendido em 5 cores diferentes e que cada cor tem 5 opções de tamanho. Isso significa que um único sapato traz consigo 25 variantes!

Imagine, então, uma loja que tem em seu mix centenas de produtos diferentes. Nesse caso, certamente seriam dezenas de milhares de variações. Se fosse preciso fazer o controle desse estoque manualmente, dando baixa item por item, isso praticamente inviabilizaria a operação.

Pois é justamente por isso que as principais plataformas de e-commerce já têm campos de SKUs definidos para deixar tudo integrado com o estoque. Assim, sempre que um cliente faz uma compra, o estoque lê o SKU do que foi vendido e finaliza o processo automaticamente.

Seguindo a mesma linha, a própria ferramenta consegue identificar para o cliente que determinado produto não está mais disponível no estoque, ao mesmo tempo em que, quando devidamente configurada, lança avisos para a empresa ao perceber que certos itens estão com um número reduzido de peças disponíveis.

Facilitam a visualização dos produtos

É bem mais fácil organizar e visualizar os produtos de um estoque com a implantação de SKUs, uma vez que as informações ficam muito mais claras para quem cuida desse setor da empresa.

É por isso que, normalmente, SKUs são criados a partir de uma composição de letras e números, de modo que o código consiga passar as principais informações sobre o item de imediato.

Esse código facilita a comunicação entre os profissionais que diariamente manuseiam os milhares de itens e que trabalham com um gigantesco volume de dados.

O SKU agiliza demais esses processos, uma vez que é mais fácil e rápido fazer a localização por um código específico em vez de descrever um determinado item estocado para encontrá-lo.

Uma camisa branca de tamanho grande da marca Dudalina, por exemplo, pode ter o seguinte SKU: DUDA-CA-BR-GR. Cada parte do código identifica um aspecto:

  • DUDA para Dudalina, a fabricante;
  • CA para camisa, o tipo de produto;
  • BR para branca, a cor da mercadoria;
  • GR para grande, o tamanho do item.

Lembrando que o SKU pode ser formatado da maneira que ficar mais fácil para o controle.

Em empresas com um estoque muito grande, por exemplo, é aconselhado incluir um código para determinar a localização do produto nas prateleiras — como PL2-CL4 para uma rápida identificação da prateleira 2, coluna 4.

São simplesmente ilimitados

É sempre possível aumentar o número de SKUs do seu estoque ou mesmo alterar a configuração do código já existente para cada produto quando preciso. Isso acontece graças à possibilidade de extensão desse código.

Uma empresa pode, por exemplo, começar vendendo diferentes tipos de notebooks, todos na cor preta. Nesse caso, um possível SKU dessa linha de produtos poderia ser HP-NOTE-I7-1TB, o que identificaria a fabricante (HP), o tipo de produto (notebook), seu processador (core I7) e o espaço de armazenamento do HD (1TB).

Repare que, nessa situação, não há nenhuma informação relacionada a cores, pois a empresa só vende a opção preta.

Mas e se uma nova cor passa a ser vendida? Basta alterar a configuração do código, incluindo a informação complementar — como BR, de branca, ou RO, de rosa.

A partir disso, deve-se imputar esse novo dado em todos os SKUs relacionados ao produto, não sendo necessário criar um novo código definitivo; é preciso simplesmente ajustar o SKU de acordo com as necessidades da empresa.

Quais são as diferenças entre SKUs e código de barras?

Uma dúvida que pode surgir quando se fala em SKU é com relação às diferenças entre esse código e o de barras. Antes de falarmos propriamente sobre esse assunto, vejamos como os códigos de barra costumam ser gerados:

  • 3 primeiros dígitos: referem-se ao país onde o produto foi cadastrado, mesmo que ele não tenha sido fabricado no mesmo local. A sequência correspondente ao Brasil é 789.
  • próximos dígitos, que podem variar de 4 a 7 algarismo: são relacionados ao fabricante da mercadoria;
  • 3 penúltimos dígitos: relativos à identificação do produto, atribuindo características como tipo, tamanho, peso e quantidade;
  • último dígito, também chamado de verificador: contribui com a segurança da leitura, uma vez que esse deve ser o resultado de complexas operações realizadas com os demais algarismos da sequência.

Como é possível perceber, os códigos de barras são baseados em numerações estabelecidas pela distribuidora ou pelo fabricante e não possibilitam uma leitura intuitiva do seu significado pelas pessoas, uma vez que são formados por números — ou por composições alfanuméricas — criados por uma lógica essencialmente matemática.

É aí que reside a principal diferença entre SKUs e códigos de barras: a facilidade que os SKUs proporcionam para identificar os elementos que compõem os produtos. Isso, claro, levando-se em conta que cada SKU seja pensado e criado de forma cuidadosa.

Outra diferença significativa consiste no caráter único dos SKUs, quando pensados no nível das organizações. Os códigos de barras não têm essa característica, pois, como vimos, contam com numerações que podem ser comuns a várias organizações.

Aqui, é importante abrirmos um parêntese: muitas empresas, seja para “facilitar” o seu trabalho, seja por acharem que essa é a melhor forma de padronizar números de referência, acabam optando por usar os códigos de barras que já vêm nos produtos, originários dos fabricantes, como SKUs. Essa é uma escolha que pode se tornar problemática, principalmente por dois motivos.

O primeiro é a perda da intuição proporcionada pelo SKU sobre a qual já falamos, que facilita a identificação e o controle de produtos no estoque e na plataforma de e-commerce.

O segundo é a possibilidade de que o fabricante altere os códigos de barra de um produto. Isso geraria um desencontro de informações entre itens antigos e novos do estoque. Com isso, toda a organização teoricamente proporcionada por esse número seria perdida.

Em um cenário como esse, seria preciso muito trabalho para atualizar esses números em todos os locais em que eles aparecem, como em catálogos, na descrição e em fotos dos produtos na loja virtual e nas imagens e publicações divulgadas no site e nas redes sociais.

Por que não usar o código de barras como SKU?

A principal razão para optar por usar SKUs em vez do código de barras no controle de estoque está na facilidade de visualização gerada por esse modelo. Basicamente, enquanto o SKU é feito para o olho humano, o código de barras é criado para a leitura a partir de máquinas.

Assim, se o controle de estoque estiver atrelado apenas ao código de barras, fica inviável aos operadores fazer a leitura dos produtos sem o auxílio de uma ferramenta específica para isso. Isso pode encarecer o processo e diminuir sua velocidade.

É por isso que o SKU deve ser criado dentro da sua empresa em vez de usar um que já venha do fornecedor. Pelo mesmo motivo do código de barras, como dissemos, o fornecedor pode mudar o próprio SKU, dificultando a localização no seu estoque.

Para não correr esse risco, crie um SKU próprio sempre que um novo produto chegar à empresa.

No entanto, é importante lembrar-se de que o código de barras é essencial nas operações do e-commerce, sobretudo devido à obrigatoriedade do preenchimento desse número na emissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e).

É possível cometer erros ao atribuir SKUs?

O principal erro cometido ao atribuir SKUs a produtos está na possibilidade de duplicidade, dando o mesmo SKU a produtos diferentes ou a variedades do mesmo produto.

Em um estoque ideal, portanto, todos os produtos e até cada uma de suas variações têm um SKU específico. Assim, um mesmo refrigerante que é vendido em garrafas de 600 ml, 1 e 2 litros terá 3 SKUs diferentes.

Outra falha possível é confundir o SKU com o código de barras. O  código de barras de um produto será usado como SKU apenas quando o vendedor optar por fazer isso; porém, como já falamos, essa prática não é recomendada.

Pensando na importância de inserir elementos e criar um SKU que seja, de fato, eficiente e fácil de ser interpretado, mostraremos no próximo tópico os principais elementos que devem estar presentes nesse código.

Quais informações devem estar presentes em um SKU?

Embora existam modelos aplicados de SKU, é importante conhecer os detalhes da sua empresa para que, assim, você possa criar uma classificação específica e adequada à realidade do seu empreendimento.

Veja alguns elementos que podem estar presentes em um SKU:

  • marca;
  • descrição do produto;
  • material;
  • tamanho;
  • cor;
  • vencimento;
  • dimensões;
  • peso;
  • localização no estoque;
  • tipo de embalagem;
  • dados sobre a garantia.

Abaixo, confira algumas dicas práticas para composição do código:

  • não inicie um SKU com o dígito 0;
  • evite o uso de caracteres especiais, como %, &, * etc. Isso pode, em vez de facilitar, tornar confusa a interpretação da informação. Como dissemos, a “alma” da criação de um SKU é a disposição lógica dos elementos;
  • existem letras e números que podem ser confundidos uns com os outros — 0 e O são um exemplo. Portanto, também evite o uso desses elementos quando considerar que há possibilidade de que isso aconteça, dando preferência ao uso das letras para impedir essa confusão;
  • busque criar SKUs que entreguem todas as informações necessárias, sem, no entanto, serem muito extensos. Seja objetivo;
  • visando à máxima diferenciação entre os produtos, crie quantos SKUs forem possíveis. Caso você comercialize peças de roupas em diversas cores e tonalidades, por exemplo, crie um SKU para cada uma.

Como implementar o SKU em sua empresa?

Ao longo deste conteúdo, vimos os principais motivos pelos quais os SKUs devem ser usados. Porém, é essencial ter em mente que essa não é uma estratégia que pode ser implementada da noite para o dia. Para que funcione de forma efetiva, é preciso que seja bem elaborada e amplamente divulgada entre os colaboradores.

É ideal que os gestores envolvidos nas tomadas de decisão se reúnam para que o modo de formação desses códigos seja definido. A partir disso, é necessário realizar o cadastro deles em um software de gestão integrada — o ERP —, pois isso integrará todas as informações ao estoque e, quando for o caso, à loja virtual.

Alguns tipos de plataforma de e-commerce, inclusive, disponibilizam esses SKUs aos usuários, de maneira que eles possam visualizar possíveis variações nas mercadorias. Isso facilitaria, por exemplo, no momento de um cliente tirar uma dúvida no SAC sobre determinado produto, especificando, por meio do SKU, sobre qual item está falando.

Por isso, é fundamental verificar a existência de integrações na sua plataforma para esse tipo de gestão de estoque, o que facilita imensamente o processo de adaptação desse sistema de classificação.

Por fim, mas igualmente importante: é preciso apresentar aos colaboradores da empresa essa nova forma de categorizar os produtos e os critérios envolvidos nessa categorização.

Após um período inicial de mais trabalho, em que será preciso catalogar todas as suas peças, posteriormente você só tirará proveito da facilidade de saber exatamente onde encontrar qualquer tipo de produto armazenado. Isso significa mais agilidade, controle e, também, lucros.

Agora que você já sabe o que é SKU, o que acha de implementar esse recurso em sua empresa?

Para mais dicas de como ter bons resultados no mercado online, confira nosso artigo sobre como ter um e-commerce de sucesso!